Direktionsassistent:in
Online seit: GesternAngaben zum Job
| Firma | Stadt Basel |
| Kategorie | Administration / Verwaltung | Pensum | 100% |
| Einsatzort | Basel |
Job-Inhalt
Ihre Aufgaben
Leitung Direktionssekretariat: In dieser anspruchsvollen und zentralen Funktion unterstützen Sie die Direktion in administrativen und operativen Fragen. Sie sind erste Anlaufstelle und Drehscheibe zwischen der Direktion und der Geschäftsleitung sowie externen Stakeholdern.
Koordination von verschiedenen Gremien: Sie leiten das Sekretariat und sind Ansprechperson der Kunstkommission, sind zuständig für die Sitzungsvorbereitung und Protokollführung. Weiter koordinieren und bereiten Sie die Museumsdirektionskonferenz (MDK) der fünf kantonalen Museen vor.
Administrative Aufgaben: Zu den allgemeinen Sekretariatsaufgaben gehören die Triage/Erledigung der ein- und ausgehenden Korrespondenz in Deutsch und Englisch, Pendenzenkontrolle, Führen des Terminkalenders, Organisation von internen und externen Meetings sowie Dienstreisen.
Projektunterstützung: Weitere Aufgaben umfassen das Erstellen von Präsentationen, Schreiben von anspruchsvollen Protokollen sowie Redigieren von Texten. Sie betreuen Projekte der Direktion, führen Recherchen durch und arbeiten eng mit den internen Abteilungen zusammen.
Ihr Profil
Erfahrung: Sie haben einige Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position und besitzen eine hohe IT-Affinität. Sie fühlen sich in einem dynamischen Umfeld wohl, sind belastbar und haben die Fähigkeit, verschiedene Aufgaben zu priorisieren und effizient zu bearbeiten.
Persönlichkeit: Sie sind eine diskrete und proaktiv mitdenkende Person, die effizient und strategisch bei der Tagesplanung und bei vertraulichen Verwaltungsaufgaben unterstützt. Sie sind teamfähig, organisiert und haben eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise.
Ausbildung: Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung und idealerweise eine Weiterbildung zur Direktionsassistenz.
Sprache: Fundierte mündliche und schriftliche Deutsch- und Englischkenntnisse werden vorausgesetzt. Französischkenntnisse sind von Vorteil. Sie kommunizieren gewandt, sachlich und adressatengerecht mit verschiedenen Interessengruppen.